12. januar 2012 leverte jeg eksamensoppgave på modul SOS6515 – Sosiale medier i offentlig sektor – på NTNUs masterprogram i organisasjon og ledelse. Resultatet ble en A.

Eksamensoppgaven heter Sosiale mediers rolle i et saksbehandlingsperspektiv og finnes også på Riksarkivets nettside under «Les mer».

Jeg har skrevet om problemstillinger rundt:

  • Hvor går grensen mellom informasjon, kommunikasjon og saksbehandling i sosiale medier – når blir det saksbehandling?
  • Må ”alt” journalføres og arkiveres – hva er tilstrekkelig for å dokumentere aktiviteter og transaksjoner?
  • Hvordan kan data hentes ut fra sosiale medier og arkiveres – hva er godt nok?

Jeg har både sett forskjellige rapporter og veiledninger i sammenheng og forsket litt på hvordan det er mulig å hente ut innlegg og meldinger for journalføring og hvordan hele nettsider kan arkiveres.

Oppgaven har vært avgrenset til Facebook, Twitter og blogger ettersom dette er de mest brukte sosiale mediene i offentlig sektor i dag.

Konklusjonene mine er at:

  1. Forvaltningen har en journalføringsplikt for meldinger og innlegg i sosiale medier som er å regne som saksdokumenter etter offentleglova, uavhengig av type verktøy, system og kommunikasjonskanal som er valgt. Det er innholdet som er avgjørende, ikke teknologien.
  2. Alle innlegg som forstås som en offisiell avklaring eller et vedtak på et spørsmål, vil vanligvis være å betrakte som saksbehandling og dermed underlagt journalføringsplikten.
  3. Det er tilstrekkelig å journalføre bloggposter samt diskusjonstråder i Facebook og Twitter som ett dokument, det er ikke nødvendig å dele opp kommunikasjonen og journalføre det enkelte innlegget for seg.
  4. Det skal lite til før et innlegg på Facebook betraktes som ”offisielt” eller som et vedtak. Om en ansatt framstår med sitt eget profilbilde eller etatens ser ikke ut til å spille noen rolle hvis personen er tilstrekkelig kjent hos målgruppen. Derfor er det påkrevet at forvaltningen ikke bare forholder seg til egen forståelse av sine innlegg i sosiale medier, det er også nødvendig å foreta en vurdering av hvordan innbyggerne kan komme til å tolke innlegget.
  5. Det er mulig å journalføre innlegg i sosiale medier, men det er en svært manuell prosess og transaksjonskostnadene kan derfor bli temmelig høye. All import må kvalitetssikres slik at innleggene ikke er endret, mangelfulle eller fraværende. De systemene som brukes i forvaltningen i dag, er ikke tilpasset forvaltningens bruk av sosiale medier.
  6. Forvaltningen har en arkiveringsplikt for innholdet i alle sine nettsider og sosiale medier, og arkiveringsplikten er mer omfattende enn journalføringsplikten. Arkiveringsplikten omfatter alle dokumenter som oppstår som ledd i et organs virksomhet, ikke bare saksdokumentene.
  7. Systemene som i dag brukes for journalføring av meldinger og arkivering av innholdet i sosiale medier og på nettsidene er ikke gode nok, og særlig for arkivering av hele nettsider er systemene så godt som fraværende. Forvaltningen må stille krav til leverandørene slik at det utvikles løsninger som håndterer dette på en funksjonell og kostnadseffektiv måte, i tråd med Riksarkivarens krav.
  8. Forvaltningen må endre sin egen praksis med hensyn til journalføring og arkivering av (innlegg i) sosiale medier, denne plikten har ikke forvaltningen tatt inn over seg ennå.
  9. Forvaltningen må tenke nytt når det gjelder sikkerhetskopiering og sikkerhetsarkivering av sin tilstedeværelse på Internett, også for de sidene som ikke blir definert som bevaringsverdige av Riksarkivaren. Det er nødvendig at IKT-strategien og interaksjonsstrategien i et forvaltningsorgan ses i sammenheng.