Pilotprosjektet som går fra ord til handling

Bakgrunn

Som del av studiet eGovernment – omstilling av offentlig sektor ved hjelp av IKT, som er en modul i kursserien Innovasjon og endringsledelse i NTNUsmasterprogram i organisasjon og ledelse  våren 2012, har jeg sammen med Tone Traa og Elin Kristine Olsen skrevet en eksamensoppgave om hva som skal til for å ta et IKT-prosjekt fra ord til handling.

Oppgaven heter Pilotprosjektet som går fra ord til handling. Karakteren ble A.

I oppgavebesvarelsen drøftet vi følgende problemstilling:

Bør Etaten satse på integrasjon mellom fagsystem og Noark-system, eller bør de satse på større utnyttelse av det Noark-systemet de har?

Innledning

En av Norges kommuner (heretter Kommunen) har som visjon å realisere et digitalt førstevalg for sine tjenester til innbyggere og næringsliv. Med digitalt førstevalg menes i denne konteksten at tilstrekkelige tiltak er iverksatt for å sørge for at elektronisk kommunikasjon er den primære kanalen for dialog med kommunens innbyggere og næringsliv. Elektronisk kommunikasjon skal være den mest kostnadseffektive kanalen for kommunen.

Den sentrale utfordringen i 2011 var, og er fortsatt, at Kommunens digitale modenhet er varierende. Noen virksomheter har stor grad av digital modenhet, andre mindre. Vi vil understreke at vi med digital modenhet i denne sammenheng ikke snakker om den enkelte ansattes digitale modenhet, men om virksomheten som sådan. I DIFIs rapport ”Digitalt førstevalg” (DIFI 2011) er digital modenhet omtalt på denne måten:

”Med digital modenhet mener vi graden av intern og ekstern digitalisering, her representert ved aksene brukerretting og effektivisering. Aksen Brukerretting gir et bilde av den eksterne digitaliseringen, mens aksen Effektivisering gir et bilde av den interne digitaliseringen.”

Det er ikke til å komme forbi at virksomhetene i Kommunen plasserer seg ulikt i tjenestetrappa, slik den er beskrevet i kapittel 7 i IKT-meldinga (Fornyings- og administrasjonsdep. 2006). Virksomheter som plasserer seg langt nede på tjenestetrappa, kan ha liten forståelse for hvordan elektroniske tjenester vil kunne endre dagens arbeidsprosesser og påvirke organiseringen internt. En del virksomheter i Kommunen har med andre ord en utfordring med å konkretisere både kvalitative og kvantitative effekter ved innføring av elektroniske tjenester.

Kommunen opprettet av denne grunn et hovedprosjekt, “Digitalt førstevalg”, som et overordnet prosjekt som skal planlegge og legge til rette for å nå kommunemålene

• Etablering av ny og brukervennlig internettløsning
• Tilby nye og flere elektroniske tjenester

En av etatene i Kommunen (heretter kalt Etaten) ønsker å være pilot for å kunne automatisere de skjemabaserte søknadsprosessene sine. Hovedprosjektet “Digitalt førstevalg” vurderer Etaten til å være en av de sterkeste pilotkandidatene til å teste ut høykompleksitet og bredde for trinn 4 i tjenestetrappa (interaksjon og samhandling i tjenestetrappen, slik det beskrives i Stortingsmelding 17. 2006-2007 Eit informasjonssamfunn for alle, kap.7.

Hovedbudskapet vårt

Hovedbudskapet vårt er at Etaten ikke kan ta et valg om Fagsystemet og Noark-systemet før punktene nedenfor er utført.

1. Etaten må realitetsvurdere sine  foreslåtte tiltakspunkter, og knytte dem opp mot etatens mål og opp mot Kommunens hovedprosjekt for Digitalt førstevalg. Etaten må jobbe strukturert opp mot hovedprosjektet. Det må klargjøres om Etaten trenger tilførsel av ressurser fra hovedprosjektet for å kunne være pilot.
2. Det er en forutsetning for elektronisk saksbehandling og digital kommunikasjon at Etaten innfører elektronisk saksbehandlingssystem og arkiv. Alle ansatte i Etaten skal bruke dette – elektronisk journal og elektronisk arkiv må ikke være eksklusivt forbeholdt arkivtjenesten.
3. Etaten må vurdere sine tiltakspunkter opp mot gjeldende lov- og regelverk for å sikre at ønsket situasjon oppfyller lovkravene, og at det ikke forekommer punkter som bryter med lovverket.
4. Etaten må beskrive alternative framtidige arbeidsprosesser og realitetsvurdere hvilke prosesser som er mest rasjonelle, og som de ønsker å gå videre med. Her må det også være fokus på hvilke opplysninger og hvilken dokumentasjon saksbehandlerne reelt sett har bruk for, og hvordan saksgangsprosessen skal være i et helhetlig perspektiv.
5. Etaten må foreta en interessentanalyse og kartlegge nærmere hvilke eksterne interessenter som finnes. I tillegg må det innledes samarbeid med de ulike interessentgruppene for å sikre at løsningene dekker forventninger og behov.

Selve eksamensbesvarelsen finner du her:

 

Leveranseprosjektet som ble et endringsprosjekt

Bakgrunn

Veldig mange IT-prosjekt i offentlig og privat sektor bærer preg av at virksomhetene  ikke i  tilstrekkelig grad hatt forståelse for at IKT er en sterk endringsfaktor.  IKT oppfattes fortsatt på mange områder som et verktøy, og ikke som en sentral faktor for endringer i oppgaveløsning og tjenesteyting.

Rchard Heeks påstår at de fleste IKT-prosjekter mislykkes. De kan være totalt mislykkede i det de ikke blir implementert men avvist direkte, eller de kan feile delvis fordi målene i prosjektet ikke ble nådd og /eller de får betydelige uønskede resultater. Bare en svært liten del av prosjektene er vellykkede. Det er et stort gap mellom det roserøde synets på teknologiens rolle i offentlig forvaltning og hva som er tilfelle. Det gjennomgående resultatet er enorm bruk av menneskelige ressurser, penger og politiske ressurser i prosjekter hvor man ikke klarer å ta ut gevinstrealisering. Dette er igjen er et resultat av dårlig ledelse (Heeks, 2006).

Dersom prosesser, prosjekter og IT-systemer ble styrt bedre ville det virke direkte inn på ressursbruken. Men det ser ut til at mange lar være å bruke et prosjektrammeverk for å få et reelt bilde av omfanget av prosjektet og sikre at forventninger og endringsbehov var avstemt mot sluttproduktet.

Som del av studiet eGovernment – omstilling av offentlig sektor ved hjelp av IKT, som er en modul i kursserien Innovasjon og endringsledelse i NTNUs masterprogram i organisasjon og ledelse  våren 2012, har jeg sammen med Tone Traa og Elin Kristine Olsen skrevet en prosjektoppgave om IKTs iboende endringskraft.

Oppgaven heter ”Leveranseprosjektet som ble et endringsprosjekt”.

De fem viktigste punktene å ta hensyn til

I prosjektoppgaven viser vi at de fem viktigste punktene å ta hensyn til ved gjennomføring av IKT-baserte endringsprosjekter både i offentlig og privat sektor er:

1. Bruke  en prosjektmodell som håndterer IKT-baserte endringsprosjekter
2. Ha tydelig mål for prosjektet
3. Sørge for forankring hos eiere og mottakere
4. Fokusere på kompetanse og motivasjon til å ta systemet i bruk
5. Sørge for å sette av tilstrekkelige ressurser til å motta og bruke systemet

Problemstilling

Av hensyn til de impliserte har vi anonymisert de ulike aktørene i prosjektet, og kalt dem henholdsvis Leveranseansvarlig, Mottaksansvarlig og Leverandør. Ettersom de funnene vi har gjort og den analysen vi har gjennomført sannsynligvis kan gjøres gjeldende for innføring av alle typer system – fra Noark-system via fagsystem til timeregistreringssystem – omtaler vi heller ikke spesifikt hvilken type system vi har analysert.

Utgangspunktet for prosjektoppgaven er et konkret prosjekt som i starten var av typen ”gammelt system ut – nytt system inn”, hvor det skulle rulles ut et nytt system som skulle erstatte eksisterende system – og det ble i starten betraktet som et rent leveranseprosjekt hvor det ikke var behov for vurdering av endring i behov, funksjonalitet, arbeidsrutiner, prosesser osv. Vår prosjektgjennomgang viser imidlertid at Leveranseansvarlig har gjennomført et prosjektet hvor også mottaksfasen og nødvendige endringer relatert til mottakers behov ble innlemmet i prosjektet. Dette er elementer som ikke pleier å være innenfor den Leveranseansvarliges mandat i slike prosjekter.

Basert på funnene vi gjorde ved prosjektgjennomgangen, er problemstillingen i denne oppgaven:

”Hva førte til at Leveranseansvarlig i sitt leveranseprosjekt etter hvert inkluderte mottaksprosjektet og endringsprosjekter på mottakersida når dette er utenfor Leveranseansvarliges mandat?”

Kort gjengivelse av analysen

En forutsetning for at IKT-prosjekter skal lykkes, er at interessentene har forståelse for hvordan prosjektet berører dem, føler seg forpliktet til å ta systemet i bruk og forholde seg til de endringer som må til for at målene skal nås og gevinstene tas ut og i tillegg må hele prosessen være forankret både hos ledere og medarbeidere.

I analysen av prosjektet tok vi utgangspunkt i Difis prosjektveiviser, rolleforståelse og Leveranseansvarliges og Mottaksansvarliges forståelse, forpliktelse og forankring i prosjektgjennomføringen.

Prosjektdokumentene har ulik definisjon av målene

I analysen viste det seg at det er uklart hvilke prosjektmål som er nådd, ettersom dette ikke er angitt i evalueringsrapporten og det er flere ulike definisjoner av prosjektmålene i de forskjellige prosjektdokumentene.

IKT-anskaffelse – bare skifte av leverandør?

Anskaffelsen fokuserte på PRIS og anskaffelse FØR utløpet til eksisterende avtale. Det var ikke mål knyttet til funksjonalitet, gevinster og endringer. Evalueringsrapporten viser imidlertid at det oppsto behov for endringer underveis i pilotperioden.

Bruksmessige eller kvalitative sider ved ny løsning ser ikke ut til å ha blitt vurdert som del av prosjektet.

Utrulling i to versjoner og uklar rollefordeling

Analysen viser uklar rollefordeling mellom Leveranseansvarlig og Mottaksansvarlig. Vi mener at dette skyldes at ”utrullingen” ikke er klart definert mellom Leveranseansvarlig og Mottaksansvarlig; Leveranseansvarlig skal koordinere ”utrulling” og Mottaksansvarlig skal ”rulle ut systemet i egen organisasjon”.

Leveranseansvarlig forventet at Mottaksansvarlig skulle sette opp sine egne ”utrullinger” som mottaksprosjekt. Men Mottaksansvarlig innfører det nye systemet «i linjen».

Det kan se ut til at Mottaksansvarlig ikke fullt ut forstår sin rolle som mottaker av løsningen, og de føler seg ikke forpliktet av Leveranseansvarliges «bestemmelse» om at de skal sette opp et mottaksprosjekt hos seg.

Mottaksprosjektet er ikke godt nok

Vårt inntrykk er at Mottaksansvarlig ikke har hatt godt nok mottaksprosjekt; de har ikke følt seg forpliktet av Leveranseansvarlig.  Vi tror heller ikke at Leveranseansvarlig sjekket ut at Mottaksansvarlig forsto, forankret og fulgte opp:

• Hva deres del av utrullingen besto i
• Hva mottaksprosjektet faktisk skulle gjøre og være
• Hvilke ikke-kvantifiserbare omkostninger som fulgte med det å ta i mot den nye løsningen.
• Behovet for å gjennomføre en kost/nytteanalyse  før de meldte seg på som mottaker av løsningen
• Nødvendigheten av å definere endringsprosjekt som del av sitt mottaksprosjekt.

Er prosjektet vellykket – valg av synsvinkel avgjør

Fra Leveranseansvarligs side har de gjennomførte informasjonsmøtene/workshoppene vært vellykket. Samtidig ser det ikke ut til å ha vært gjennomført tilstrekkelig analysearbeid av typen behovsanalyse, prosessanalyse og konsekvensanalyse. På mottakersiden pekes det på at det er satt av for lite ressurser til utrulling og bruk av systemet.

Hva kunne vært gjort annerledes

Dersom prosjektet hadde fulgt alle faser i en prosjektmodell, ville analysefasen antagelig avdekket at dette er et IKT endringsprosjekt og må styres og ledes deretter.

Meldingsboksen i AltInn er IKKE et elektroniske arkiv!

Altinn-portalen er myndighetenes løsning for innrapportering og dialog med næringslivet. Alle tjenester fra det offentlige til næringslivet skal gjøres tilgjengelige her. Målet er at næringslivet bare skal behøve å forholde seg til én nettportal for all rapportering og kommunikasjon med forvaltningen. AltInn sentralforvaltning er lagt til Brønnøysundregistrene.

Altinn er fortsatt mest kjent som løsning for innsending av offentlige skjemaer. Under kåringa av Farmandprisen torsdag 15.03.2012 ble Altinn-portalen for første gang vurdert som eget nettsted og kom på tredjeplass blant de nominerte i åpen klasse.

Siden AltInn ble etablert er 70 millioner skjema blitt levert via Alt Inns medlingsboks av omtrent 2,5 millioner innbyggere og 455 000 bedrifter. Bare i løpet av 2011 ble 12 millioner meldinger sendt motsatt vei, fra offentlige etater til innbyggere og næringsliv.

Og sist men ikke minst har AltInns meldingsboks funksjonalitet som gjør det mulig  for offentlige etater å oppfylle e-forvaltningsforskriftens krav om at meldinger må sendes ut på papir hvis ikke mottakeren har åpnet meldingen innen sju dager. I følge et innlegg av Kjersti Lauritzen i Computerworld 16. mars 2012 at «brukerne har sitt eget arkiv over innsendte skjemaer, skjemaer under arbeid, meldinger og kvitteringer, og de opplever det som praktisk at all kommunikasjon med det offentlige er samlet på ett sted.»

At meldingsboksen i AltInn av og til omtales som et «arkiv» har ofte ført til misforståelser i forhold til arkivlovens tilsvarende begrep. Men det er helt klart at meldingsboksen – «brukerarkivet» – i AltInn IKKE er å betrakte som et arkiv i arkivlovens forstand.  AltInn kan aldri erstatte et arkivsystem, verken for offentlige organ, bedrifter eller privatpersoner. Det er med andre ord ikke et arkiv, verken for innsender eller mottaker. Det er ikke AltInns rolle, men det påstår de da heller ikke selv.

Forvaltningen må altså ha sine egne Noark-baserte sakarkiv. Dersom forvaltningsorganet likevel har oppbevart data i «brukerarkivet» som er bevaringsverdig og dermed skal avleveres til et arkivdepot,  er det ikke tvil om at det er det organet som eier dataene, som er ansvarlig overfor depotinstitusjonen.

Private bedrifter kan heller ikke satse på at AltInn ivaretar deres arkiveringsplikter, for eksempel for regnskapr i 10 år. Meldingsboksen i AltInn er altså heller IKKE et arkiv for private bedrifter. Alle dokumenter (utfylte skjema med vedlegg) skal journalføres og arkiveres i bedriftens eget arkivsystem.

Norsk Regnskapsstiftelse har fått seg forelagt spørsmålet om oppbevaringskravet for pliktig regnskapsrapportering er oppfylt ved rapportering gjennom AltInn. I vedtak av 20. desember 2010 konkluderte stiftelsen med at ”[…] Altinn har ikke definert en arkivtjeneste for næringslivet, verken som en avledet funksjonalitet av rapporteringen eller som en egen tjeneste. […]  Oppbevaringskravet for pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning er ikke oppfylt ved rapportering gjennom Altinn. Den bokføringspliktige må sørge for egen oppbevaring i samsvar med lov, forskrift og god bokføringsskikk.”

Hvorfor KONY2012 og ikke Papirløse.no?

Bakgrunn

Når jeg skriver dette på kvelden søndag 11. mars 2012 har 71 575 793 personer sett filmen KONY 2012 på YouTube, 1 275 257 liker den og 72 497 liker den ikke. På facebooksiden Kony2012 er det 678 435 som liker dette og 515 som snakker om dette. Slagordet på facebooksiden er: ” Join the revolution lets make KONY famous! and put him to STOP!”

Filmen ble publisert på YouTube mandag 5. mars. Aktivistgruppen Invisible Children, som står bak filmen, tar for seg geriljagruppen LRA og lederen Joseph Konys rolle i konflikten i Uganda-regionen.

Organisasjonen forlanger politisk initiativ slik at Kony blir arrestert og stilt til ansvar for opprøret han har ledet siden slutten av 1980-tallet.

Noen mener dette er misvisende propaganda

Filmen diskuteres i utallige sosiale fora verden over. På VG Nett var det et oppslag 09.03.2012 om at  ”Fremtredende ugandere mener videoen «Kony 2012» er misvisende propaganda som vil gjøre mer skade enn nytte” og at Fafo-forsker Morten Bøås og magasinet Foreign Policy er blant dem som har påpekt faktafeil og spekulativ metodebruk i filmen.

Joshua Keating i det anerkjente magasinet Foreign Policy skriver at det er viktig å få oppklart to ting: 1. Joseph Kony er ikke i Uganda og har ikke vært der på seks år. 2. Selv om LRA-styrken skaper mye lidelse, er det uklart hvordan millioner av velmenende men feilinformerte mennesker kan hjelpe til i en mer komplisert virkelighet.

Den lokale helseorganisasjonen Kairos i byen Gulu er også skeptiske til filmen. Det videoen formidler er fullstendig feil. I stedet for å hjelpe kan den gi oss flere problemer, sier direktør Beatrice Mpora i Kairos til The Telegraph.

Andre mener dette er et viktig budskap å spre

I NRK Kultur og underholdning siteres Jan Egeland, leder i Human Rights Watch på at tilfellet Joseph Kony gjerne skulle hatt oppmerksomhet for 10 år siden. Det paradoksale er at FN i sin tid klarte å få denne konflikten fra å være en helt glemt katastrofe til å bli tatt alvorlig av en del land og organisasjoner, men de  fikk aldri mobilisert ungdom og folk flest.

Det er ikke mange ”forståsegpåere” som har uttalt seg positivt om videoen. Men bloggerne er svært grepet og begeistret, som for eksempel Noe på hjertet: ” Det har aldri skjedd at jeg har sett en video på youtube, der jeg sitter tilbake med at dette må jeg dele, fortelle og jeg kjenner jeg blir engasjert.” og Cath in the city: “A reader shared this video with me, and I just have to share it with you guys. Please watch it! My eyes were filled with tears all through the movie, and there’s nothing I want more than to see this monster arrested.”

Hvordan greide de å nå ut til så mange så fort?

Invicible people har klart å spre budskapet sitt fort fordi de har brukt alle kanaler som er til disposisjon; Twitter, Facebook og filmer på YouTube som hver og en av oss kan bruke. I prinsippet er vår tid preget av at det er mulig å nå ut med et budskap til millioner av mennesker i løpet av sekunder, minutter og dager, men det er ofte at det ikke fungerer.

Vår tid er preget av at det er mulig å nå ut til millioner av mennesker i løpet av sekunder, sier kommunikasjonsrådgiver Kjell Terje Ringdal. Fenomenet er interessant. Vi ser en organisasjon som tar opp en sak som ellers ville ha druknet i ytterkantene av debattene. Plutselig snur dette til å bli veldig effektivt og synlig og trafikken øker med 15 millioner som ser videoen bare på en dag. Når disse tingene først fungerer, fungerer det veldig godt. Budskapet når ut på grunn av de tre P-er: Populærkulturens virkemidler, det er Propagandistisk og det er Person.

Kan en lignende ide gjennomføres i Norge?

Grunnen til at historien funker er at det er en sterk film, det er populærkultur som henvender seg til hjertet, og den har et formspråk som gjør at det virker – godt hjulpet av informasjonsteknologien, sier Øyvind Solstad til NRK.no. Filmen fungerer som en dokumentar. En styrke er at det er tydelige datoer for når prosjektet startet og når det er over. «Kony 2012» forklarer deg på en enkel måte hva du skal gjøre, og når du skal gjøre det.

I Norge er det faktisk i ferd med å gjennomføres en lignende ide. Nettstedet Papirløse.no, som driftes av mange organisasjoner, lanserte 31. august 2010 en bred kampanje for å sette fokus på papirløse mennesker som har levd i Norge i inntil 17 år nesten helt uten rettigheter, og ofte i stor nød. De får oppmerksomhet om enkelttilfeller, senest i Dagsavisen 12. mars 2012. Men denne kampanjen har altså ikke fått samme gjennomslagskraft og respons som KONY2012. Og det selv om nettstedet har en fane med ”Hva kan du gjøre?”

Det er litt pussig at vi blir opptatt av noe langt borte, men mindre engasjert i det som er nært oss.

Forklaringen kan være at det lettere å kjøpe kritikken av Joseph Kony når vi først har lagt merke til den, fordi vi verken rammes av selve kritikken eller forholdet kritikken rettes mot. I filmen Kony2012 ansvarliggjøres vi på en aksjonistisk og litt morsom måte som er betryggende uskyldig for oss – vi skal bare dele lenke, klister plakater og kanskje gi litt penger. Det påvirker ikke vårt levesett og vi er ikke blant de som har påført barna i Uganda denne katastrofen.

Situasjonen til de papirløse i Norge, og kritikken av denne, rammer oss selv mer, og da klarer vi ikke på samme måten å ta det inn over oss. Kritikken og forholdene kommer tett innpå oss, og vi rammes mer direkte av kritikken. I tillegg er det slik at aktivitetene vi oppfordres til å gjennomføre, er både krevende og vanskelige. Vi skal arrangere et møte om de papirløse eller si vår mening til regjeringen på Justisdepartementets blog. På bloggen må vi også velge hvilke(t) tema vi ønsker å mene noe om. Dette er arenaer som fort blir formelle, og Justisdepartementet kan til en viss grad også framstå som «fienden».

Aksjonistformen Papirløse.no har lagt opp til, er ikke i tråd med de tre P-er: Populærkulturens virkemidler, Propagandistisk og Person. De bruker heller ikke de sosiale mediers formspråk eller informasjonsteknologiens mulighet for rask deling med mange. Jeg klarte i alle fall ikke å finne noen måte å dele Papirløse.no på, ettersom det ikke er lenker på nettstedet til twitter, facebook eller youtube. Altså ingen steder hvor de unge aktivistene er, og da blir budskapet verken delt, lenket til eller twitret om.

Aksjonistformen til Papirløse.no krever mye av den enkelte – kanskje så mye at vi blir maktesløse.

Gevinstrealisering – målinger og metoder

Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) tok i 2009 initiativ til et prosjekt om gevinster ved e-forvaltning – tall og erfaringer. Prosjektet har bestått av tre delprosjekter: Devoteam daVinci har hatt ansvaret for det første delprosjektet og – i samarbeid med FAD – det siste delprosjektet. SSØ har hatt ansvaret for det andre delprosjektet. Sluttrapporten ble levert 26.05.09.

Dette er et kort sammendrag av rapporten.

Sentrale begreper

e-forvaltning

Med utgangspunkt i St.meld. nr. 17 (2006 – 2007) ”Eit informasjonssamfunn for alle” kan e-forvaltning sies å omfatte tre hovedområder:

1. Bruken av IKT/ digital kommunikasjon fra offentlig sektor ut mot enkeltindividet (service, informasjon, saksbehandling o.l.).
2. Elektroniske tjenester fra offentlig sektor rettet mot næringslivet (forenkling, innrapportering, informasjon).
3. Elektronisk samhandling og digital kommunikasjon innad i offentlig sektor.

Gevinster

Med gevinster menes (positive) nyttevirkninger av et tiltak. Gevinster av e-forvaltning er ulike nyttevirkninger for samfunnet som følge av et implementert eller planlagt IKT- prosjekt eller-investering.

Gevinstrealisering

Gevinstrealisering skjer etter at et prosjekt er igangsatt. Gevinstrealisering forstås som de aktiviteter som utføres for å realisere planlagte og ønskede effekter av et prosjekt.

Resultatmodell som utgangspunkt for systematisering

Kartleggingen og systematiseringen av gevinstmålinger og metodikk omfatter eksempler fra statlig og kommunal sektor, nasjonalt og internasjonalt. Både metoder og målinger er forsøkt systematisert ut fra en resultat-/effektkjedemodell.

Rapporten viser at det er :

Lite gevinstrealiseringsmålinger i etterkant både i norsk offentlig sektor og internasjonalt.
 Det gjelder også prosjekter hvor man i forkant har laget en gevinstrealiseringsplan og/eller utarbeidet en nytte-kostnadsanalyse/”Business case”. En forklaring på dette kan være at det vanligvis er langt enklere å kvantifisere kostnadssiden enn gevinstsiden i IT-prosjekter. Det er kort sagt lettere å identifisere hva et prosjekt har kostet enn hva en har fått ut av prosjektet. En annen forklaring synes å være manglende etterspørsel etter denne typen resultater og/eller manglende insitamenter til å måle og dokumentere resultater.

Det ser ikke ut til å være vesentlig forskjell mellom Norge og andre land. USA er kanskje det eneste landet som har en mer løpende oppmerksomhet omkring dette gjennom krav om årlig rapportering fra store initiativer på e-forvaltningsområdet.

På innsatsfaktorsiden har svært mange av førmålingene fokus på innsparinger i form av årsverk, eventuelt også innsparinger i andre direkte utgifter som porto, telefon m.m. Inntrykket er at realiserte innsparinger i form av f.eks redusert antall årsverk, er langtmindre enn førmålingene skulle tilsi.

Gevinstmålinger av aktiviteter/produkter/tjenester synes å ha fokus på forbedringer i kvalitet, beslutningsgrunnlag og/eller forenklede arbeidsprosesser. Vurderinger i etterkant indikerer også at denne typen gevinster ofte lar seg realisere – om enn med større omstillingskostnader enn man antok i forkant. Et hovedinntrykk fra kartleggingen er at e-forvaltningstiltak ofte har medført kvalitativt bedre arbeidsprosesser i offentlig sektor, men at man strever med å finne fram til gode måleparametre på dette området.

Brukergevinster er at annet område hvor gevinstene av e-forvaltningstiltak vurderes å være relativt store, men også på dette området ser det ut til å være vanskelig å finne gode måleparametre og/eller definere realiserte gevinster pga. Manglende basismålinger, endringer som følge av eksterne faktorer m.m.

Samfunnsgevinster har i svært liten grad har vært målt. Her synes det også å råde ulike oppfatninger om hva en samfunnsgevinst egentlig er.

Førmålinger er gjennomgående lite realistiske mhp. realiserbarhet og tidsperspektiv
Kartleggingen viser at svært mange førmålinger gjennomgående er lite realistiske mht. gevinster knyttet til økonomiske innsparingsmuligheter og også mht. omstillingskostnader og hvor lang tid det tar å realisere de identifiserte gevinstene

Formålet med svært mange IT- og e-forvaltningsprosjekter har ikke vært / er ikke primært økonomiske gevinster.
De viktigste formålene er vel så ofte knyttet til kvalitetsforbedringer, økt brukerservice, eventuelt frigjøring av ressurser for å kunne prioritere andre presserende oppgaver, og/eller overordnede politiske mål som likhet, rettssikkerhet og lignende. Rene økonomiske gevinster i form av innsparte lisenser, portoutgifter, reisekostnader m.m. er i beste fall en positiv bieffekt.Samordnings- og tverrgående gevinster tas ofte ikke med.

Stor usikkerhet omkring måling av gevinster
Generelt er det stor usikkerhet omkring måling av gevinster, noe som kanskje bidrar til lite målinger. Det gjelder så vel kvantitative som kvalitative gevinster. Det er flere årsaker til dette, bl.a. usikkerhet omkring:

• Hvilke målemetoder som skal benyttes?
• Hva det er relevant å ta med i målingene, herunder kvantitative og/eller 
verdisatte effekter versus indirekte og/eller ikke-verdisatte kvalitative effekter?
• Hvilket nullalternativ det er relevant å sammenligne med?
• I hvilken grad det finnes basismålinger?
• Hvordan skal eventuelle gevinstmålingsresultater brukes?

Modeller for måling og realisering av gevinster

Viktige trekk i modellene
Mange av modellene, dette gjelder både norske og internasjonale, legger opp til en forholdsvis bred innfallsvinkel for måling av gevinster av e-forvaltningsprosjekter. Generelt kan man si at følgende tre dimensjoner går igjen: Brukerservice; dvs løsningen skal gi brukere en enklere og raskere tilgang til tjenestene, effektivitet i offentlig tjenesteproduksjon og politiske mål om åpenhet og demokrati.

Modellene er mer like enn forskjellige, men omfatter i ulik grad realisering av gevinster
Det finnes mange modeller og mye stoff om modeller i ulike typer norske og internasjonale dokumenter. Inntrykket erlikevel at det i stor grad er ”variasjoner over et tema”, mer enn substansielle forskjeller mellom de forskjellige modellene.

Er modellene primært laget ut fra mer overordnede virksomhets- /sektorovergripende problemstillinger?
Mange av modellene synes å legge opp til et urealistisk høyt ambisjonsnivå for hva det faktisk er realistisk å måle, i hvert fall på kort sikt.

Makroanalyse (SSØ)
Ett formål med arbeidet har vært å synliggjøre ulike typer av gevinster for ulike aktører av e-forvaltning, også kvalitative gevinster som ikke lar seg verdisette:

• Reduserte kostnader ved tjenesteproduksjon/ytelse for virksomheten
• Redusert saksbehandlingstid/ effektivisert intern saksbehandling (der teknologi overtar eller effektiviserer manuelt arbeid som registrering og svar, unngåelse av dobbeltarbeid, dobbeltkontroll, automatiserte feilrettinger, elektronisk arbeidsflyt)
• Samordningsgevinster, synergier internt som følge av ny teknologi
• Bedre utnyttelse av kompetanse
• Økt produktivitet1
• Mer robust og sikker infrastruktur
• Reduserte kostnader til beredskap
• Økt tillit og legitimitet til virksomheten
• Konkurransefortrinn for 
næringslivet (ved bedre offentlige tjenester)

I følge SSØ kan det være flere fordeler med å utvikle standardiserte estimater for elektroniske tjenester. Foreløpig foreligger det estimater av relativt få tjenester. Dersom det utvikles gode og dekkende standard estimater for gevinster på e-forvaltningsområdet kan den horisontale strategien danne utgangspunktet for en enkel og informativ metodikk for analyser og målinger av gevinster av e-forvaltning, for eksempel gjennom utviklingen av en prisbank. Dersom strategier for modellering av et standardprosjekt a la Econs ”digitale kommune” bearbeides videre, kan det utvikles en metodikk som gjør det mulig å synliggjøre totalbildet for gevinster av e-forvaltning på aggregert nivå.

Økt bruk av målinger underveis og i etterkant av e-forvaltningsprosjekter, og en bevisst holdning til gevinstrealisering vil sammen med samfunnsøkonomiske analyser i forkant av prosjekter danne grunnlaget for bedre gevinstrealisering av e-forvaltning i offentlig sektor. Målinger i etterkant vil være grunnleggende for å benytte seg av de strategiene som foreslås av SSØ for å vise potensialet av e- forvaltning.

Vurderinger og anbefalinger

På bakgrunn av kartleggingen kan følgende elementer/faktorer trekkes fram som sentrale for å kunne realisere gevinster. Dette gjelder gevinster i alle ledd av resultatkjeden. Ansvar, tidsperspektiv og rapporteringsnivå og –måte vil selvfølgelig måtte variere med hvilke gevinster det fokuseres på.

Er gevinstrealisering av IKT-prosjekter mer utfordrende enn mange andre typer prosjekter?
Følgende årsaker ofte være hindringer som – til sammen eller hver for seg – bidrar til at forventede gevinster ikke oppnås, eventuelt kun nås i begrenset grad:

• Løsningen er ikke tilstrekkelig spesifisert
• Undervurdering av kostnadene
• Overvurdering av gevinstene
• Gevinstene lar seg ikke etterprøve
• Gevinstene er ikke forankret på alle nivåer
• Business case og gevinstrealiseringsplan utvikles hver for seg
• Det foreligger ingen aktiv beslutning om å realisere gevinster
• Det defineres ikke noe system for å måle gevinster
• Prosjektet tar liten eller ingen hensyn til gevinstrealisering underveis
• Utilstrekkelig fokus på opplæring
• Utilstrekkelig fokus på forbedring av arbeidsprosesser
• Utilstrekkelig fokus på organisasjonsutvikling

Etterspørsel etter gevinstrealisering er avgjørende – både for den faktiske realiseringen av gevinster og for videreutviklingen av modeller og målemetoder
Et hovedinntrykk fra kartleggingen er at offentlig sektor i svært liten grad etterspør realiserte gevinster i forbindelse med e-forvaltningsprosjekter. Det har etter hvert blitt mer vanlig å etterspørre før-analyser

Virksomhets-/etatsinternt eierskap og forankring er avgjørende for gevinstrealisering
All forskning og erfaring viser at lederforankring er viktig både for etterspørsel og for realisering av gevinster over tid. Dersom eierskapet til et e-forvaltningsprosjekt knyttes til enkelpersoner, herunder prosjektleder og prosjektdeltakere, har svært mange erfart at det i beste fall tar lang tid før gevinstene realiseres. I verste fall realiseres ikke gevinster overhodet fordi ingen har ansvaret for å følge opp prosjektet bl.a. med organisatoriske og kompetansemessige tiltak.

”What’s-in-it-for-me”- effekten må ikke underestimeres
Et tredje element for å øke fokus på gevinstrealisering i offentlig sektor, et element som henger nært sammen både med etterspørsel og forankring/eierskap, er utvikling av gode og hensiktsmessige insitamenter for å fokusere på gevinstrealisering, herunder måling av gevinster, på kort og lengre sikt.

Styrings- og beslutningsprosesser bør i større grad legge til rette for realistiske gevinstrealiseringsplaner
Kartleggingen indikerer at svært mange av både gevinstrealiseringsmodellene/ -rammeverkene og førmålingene ikke er realistiske mht. hvilke gevinster som forventes oppnådd, hva det vil koste å realisere disse gevinstene og når gevinstene vil kunne realiseres.

Risikovurdering må i større grad gjennomføres – og synliggjøres
Realisme i å realisere gevinster henger nært sammen med i hvilken grad ulike risiki er vurdert og eventuelt også synliggjort i foranalyser og gevinstrealiseringsplaner.

Ansvar for realisering av gevinster må plasseres
Kartleggingen viser at man etter hvert har kommet et godt stykke på vei når det gjelder å lage business case og i noen grad gevinstrealiseringsplaner – i forkant. Det er imidlertid klart at de aller fleste planer mangler en klar og entydig plassering av ansvar i forbindelse med realisering av gevinster. Dette gjelder også mange av gevinstrealiseringsmodellene – med noen unntak, bl.a. eGevinst-modellen.

Det er viktig å fatte beslutninger om hva det er viktig å måle før en vurderer hva det er mulig å måle
Kartleggingen og diskusjonen har avdekket at en viktig årsak til manglende fokus på og måling av realiserte gevinster er at det kan være vanskelig å finne fram til gode styringsparametere og at en ofte ender opp med å måle noe som kanskje ligger litt på siden av det opprinnelige målet.

Langtidslagring av digitalt skapt arkiv – et uregulert område i Norge

Å bevare arkiver er en langvarig og mangefassetert prosess som til sammen utgjør arkivdokumentenes livssyklus. Det starter med selve dokumentfangsten, der journalføring og arkivering er sentrale elmenter. Dernest er det i strid med arkivloven å kaste, slette, makulere, endre eller føre ut av landet arkivdokumenter uten at Riksarkivaren har gitt sitt samtykke eller det er fattet bevarings- eller kassasjonsvedtak for arkivmaterialet.

Krav til arkivlokaler for papirarkiv

I tillegg til dette er det påkrevd å sikre at arkivmaterialet oppbevares under trygge forhold, som sikrer at arkivet ikke stjeles eller ramponeres, kommer uvedkommende for øye eller ødelegges av fukt, brann, mugg, sopp og råte. Arkivforskriften kapittel IV handler om oppbevaring og sikring av offentlige arkiv, og stiller krav til arkivlokaler  – og i realiteten er dette krav til arkivlokaler for papirarkiv.

Offentlige arkiver skal oppbevares slik at de er sikret som informasjons- og dokumentasjonskilder både på kort og lang sikt. Dette innebærer at arkivene må oppbevares i lokaler som er egnet for å lagre arkivmaterialet over tid. Først og fremst må arkivmaterialet beskyttes mot ytre påvirkning som kan føre til reduksjon eller tap av informasjon og dermed av verdien som dokumentasjon. Derfor er det viktig å:

• hindre at arkivmateriale blir skadet gjennom ytre påvirkning (vannskader, brann osv.)
• redusere den fysiske aldring og slitasje mest mulig (klimatiske forhold, fysisk og kjemisk påvirkning fra omgivelsene, bruksmessige forhold osv.)
• hindre at uvedkommende får adgang til å skade eller fjerne arkivmateriale (skadeverk, ureglementert utlån og bruk, tilgrising og uorden osv.)
• hindre innsyn fra uvedkommende i arkivmateriale som ikke er offentlig tilgjengelig

Krav til langtidslagring av digitalt skapt arkiv

For langtidsoppbevaring av digitalt skapt arkiv i Norge, finnes det ikke tilsvarende krav til «arkivlokaler» eller oppbevaringsforhold som det gjør for papirarkiv. Det finnes en internasjonal standard på området, TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification). Denne er ennå ikke oversatt til norsk eller omarbeidet til forskrift for å sikre opprettholdt integritet og autentisitet ved langtidslagring av digitalt skapt arkiv i Norge.

Utgangspunktet for TRAC er at lantidsoppbevaring av digitalt skapt arkiv krever en særskilt tilnærming og metodikk som sikrer at vi har tillit til at innholdet er ekte og intakt og at det ikke har skjedd utilsiktede endringer. Vi ser allerede at det akkumuleres sterkt voksende mengder med digital informasjon, og tidshorisonten for lagring ofte ikke rekker lenger enn 5-15 år, selv om del informasjon etter lovbestemmelser skal oppbevares «inntil 10 år etter pasientens død» eller for all evighet (for eksempel kreftregisteret).

For å oppnå en sertifisering etter kravene i TRAC må et digitalt depot være gjenstand for innsyn og evaluering. Det må selv aktivt kunne dokumentere og demonstrere sin evne til å oppfylle kravene, herunder krav som TRAC stiller til styringsforpliktelser og ansvarlighet, langsiktighet og organisatorisk levedyktighet, økonomi og finansiell bærekraft. I sin administrasjon av digitale objekter må et depot kunne demonstrere at bevart informasjonsinnhold fortsatt samsvarer med opprinnelig mottatt innhold.

TRAC inneholder 90 kriterier som må oppfylles for å oppnå sertifisering. Disse er igjen samlet i 10 kjerneprinsipp for å gjøre det mulig for arkivdepotinstitusjoner å identifisere sine mål innenfor et definert rammeverk av basiskrav med relevans for alle.Disse kjerneprinsippene (Ten Core Principles of Trust Repository Design).

Det er stor oppmerksomhet både innenfor EU samt i USA, Canada og Australia på området sikker langtidsbevarings av digitalt skapt arkiv. I EU er det blant annet etablert en guide for institusjoner som langtidslagrer digitalt skapt arkiv (depoter),og det er fokus på risiko-analyse og egen-evaluering (”self assessment”) gjennom DRAMBORA.

I følge Ten Core Principles of Trust Repository Design må et digitalt depot:

1. være forpliktet til et kontinuerlig vedlikehold av digitale objekter for definerte miljøer/målgrupper/oppdragsgivere,
2. kunne demonstrere at det er organisatorisk skikket til å oppfylle sine forpliktelser (bl.a. mht. finansielt grunnlag, bemanningsstruktur og arbeidsprosesser),
3. kunne skaffe seg og påta seg de kontraktbaserte og juridiske rettigheter som er nødvendige, og oppfylle sine forpliktelser i tilknytning til disse,
4. ha et effektivt og smidig policy-rammeverk,.
5. anskaffe og overføre digitale objekter iht. bekjentgjorte kriterier som samsvarer med forpliktelser og evne,
6. opprettholde og sikre de bevarte digitale objektenes integritet, autentisitet og anvendelighet over tid,
7. skape og vedlikeholde nødvendige metadata om operasjoner som er foretatt på digitale objekter under bevaring – på linje med [metadata om] relevant produksjons-, tilgangs- og brukskontekst forut for bevaring,
8. oppfylle nødvendige krav til tilgjengeliggjøring,
9. ha et strategisk program for planleggingen og utførelsen av forvaltningsoppgavene knyttet til bevaring og vedlikehold,
10. ha den adekvate tekniske infrastruktur som kreves for å ivareta sikkerheten og det kontinuerlige vedlikeholdet av de bevarte digitale objektene.

I Norge ser vi nå at det er stadig flere kommersielle aktører som tilbyr mellomlangsiktig og langsiktig lagring av digitalt skapt arkiv. I tillegg er det mindre depotinstitusjoner, både private, interkommunale og kommunale, som har tatt mål av seg til å kunne etablere og tilby lagringstjenester, uten at  finansielt grunnlag, bemanningsstruktur og arbeidsprosesser er fullt ut gjennomtenkt.

Ettersom dette fortsatt er et arkivmessig sett uregulert område i Norge, stilles det ikke krav til disse «arkivlokalene» i dag ut over de generelle betemmelsene i arkivforskriften kapittel IV. For å hindre alvorlig arkivtap eller andre uønskede effekter, bør kravene i TRAC tilpasses norske forhold og tas inn i det norske lovverket.

Mulig framtidig avleveringsprosess

Statlige arkiv somhar gått ut av bruk skal avleveres til Arkivverket.

Dette gjelder også for innholdet i Noark-baserte sakarkivsystem, fagsystem, blogger og andre digitale løsninger, som skal avleveres til Riksarkivet. Det er alltid organet selv som står ansvarlig for å foreta uttrekk fra systemene, og sørge for at disse overføres til Riksarkivet. Og organene er ansvarlig for å dekke alle kostnader i denne sammenhengen. Hvis Riksarkivet ikke godkjenner uttrekket og ber om å få et nytt der påviste feil er rettet, er organet pliktig til dette, og til å betale utgiftene.

For Noark-baserte sakarkivsystem er statlige organ pliktige til å ta et uttrekk som sendes til Riksarkivet for deponering så snart en arkivperiode er avsluttet. Les mer om avlevering og deponering.

For kommunalt arkiv gjelder egne regler, men prosessen og utfordringene beskrevet nedenfor gjelder også for kommunal sektor. Les mer om avlevering for kommuner og fylkeskommuner.

Dagens prosess
– kostnadskrevende og tidkrevende

Prosessen fra  et statlig organ periodiserer sitt Noark-baserte system og til uttrekket er godkjent i Riksarkivet kan være både kostnadskrevende og omstendelig. Dette framgår av prosessflyten nedenfor. Uttrekkene kan lages av virksomheten selv eller av en ekstern uttrekksprodusent (fra systemleverandør eller en annen aktør). Virksomheten (her kalt arkivskaper) har ofte ikke egen kompetanse på framstilling av uttrekk, og engasjerer ofte en konsulent, som ofte er leverandør av systemet.

Prosessflyt for dagens avleveringsprosess

I utgangspunktet skal den arkivansvarlige i virksomheten sørge for at basen er ryddet og dokumentert før uttrekket tas. Vedkommende har også ansvaret for at uttrekket er korrekt før det sendes til Riksarkivet. Blant annet må det kontrolleres at uttrekket er komplett ved å sjekke at det er konsistens mellom antallet saker i basen og antallet som er kommet med i uttrekket. Strukturen på uttrekket skal følge kravene i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII (avleveringsbestemmelsene). Uttrekket kan sendes med rekommandert post eller med bud/kurér – og det må benyttes et godkjent lagringsmedium. Dette må også sjekkes Les mer om avleveringsbestemmelsene.

Ofte utfører ikke arkivskaper denne kontrollen, og ofte er det konsulenten som sender uttrekket til Riksarkivet uten at det har vært innom arkivskaper for kontroll først.

Oversendelsen av arkiv som skal deponeres eller avleveres fra statlige organ til Riksarkivet skal være avtalt på forhånd. Les mer om avtaler. Oversendelsen skal foregå per post eller kurer og mediet skal være DVD eller ekstern harddisk.

Når et arkivuttrekk er mottatt i Riksarkivet kontrolleres oversendelsesdokumentasjonen for å se om uttrekket er i henhold til avtale og forskrifter. Ofte er ikke det gjort – og det hender sogar at det kommer uttrekk uten at arkivskaper, innhold eller tidsrom er beskrevet.

Før testing legges mediet i tre ukers «karantene» før virustesting. Hvis alt er i orden sendes det en kvittering til arkivskaper og uttrekket går videre til testing, hvis det er uoverensstemmelser blir det bedt om at uttrekket lages og oversendes på nytt.

Etter mottakskontrollen og virussjekken overføres uttrekket til testing. Arkivverket bruker forskjellige verktøy til å teste uttrekk. Verktøyene er dedikert til forskjellige typer uttrekk.

Som oftest blir ikke uttrekket godkjent etter første gangs testing. Da går det tilbake til arkivskaper med beskrivelse av hva som har feilet i testen, hva som må rettes opp og at det er nødvendig å sende inn et nytt uttrekk der påviste feil er rettet opp. Hele prosessløpet starter forfra. Les mer om behandlingen av elektronisk arkiv.

Det er mange eksempler på at det har tatt flere år fra første uttrekk til endelig godkjenning.

Når et uttrekk er godkjent, blir det registrert som ferdig og langtidslagret. Arkivskaperen får et brev om at uttrekket er godkjent. Elektronisk arkivmateriale som er testet og godkjent av Arkivverket, blir langtidslagret i Arkivverkets spesialmagasin for elektroniske arkiver.

Framtidig prosess
– like sikker men mindre krevende

Hvis Riksarkivaren utvikler en generell løsning for å foreta uttrekk fra Noark-baserte system og publiserer denne på Internett, vil dagens prosessflyt kunne forenkles betraktelig.  Statlige organ vil da selv kunne laste ned denne løsningen. Dette forutsetter at løsningen er basert på standarder, åpne løsninger og åpen kildekode.

Prosessflyt for en mulig framtidig avleveringsprosess

Hvis Riksarkivaren i tillegg publiserer en veiledning for bruk av programvaren samt ”ofte spurte spørsmål”, og legger opp til en svartjeneste for de som bruker løsningen, kan konsulentleddet, som også er mest kostnadsdrivende, fjernes.

Øvrige elementer for å bedre sikkerheten og redusere transaksjonskostnadene er at arkivskaper selv foretar en første virussjekk av uttrekket og påfører en sjekksum. I tillegg vil det være en gevinst i at uttrekket overføres til Riksarkivet i kryptert form på en sikret datalinje. Det forutsettes at arkivskaper har avtalt oversendelsen med Riksarkivet og fått tildelt en unik identitet for den aktuelle forsendelsen.

Selve mottaket i Riksarkivet vil sannsynligvis måtte foreta integritetssjekk og virussjekk og kontrollere at de mottatte dataene er i tråd med inngått avtale. Men selve testingen vil kunne reduseres til en enkel kontrolltest. Dermed kan det ta kortere tid fra arkivskaper setter periodeskille og uttrekket blir godkjent.

Kan noe gjøres allerede nå fra arkivskapersiden?

Selv om den skisserte framtidige løsningen ikke er på plass ennå, finnes det kostnadselementer som arkivskaperne kanskje kan redusere allerede.

For Noark-baserte system foretar de fleste arkivskaperne uttrekk og sender disse til Riksarkivet hver for seg. Hver høyskole, hvert universitet, hver fylkesmann, hvert helseforetak osv. setter ofte individuelle periodeskiller, inngår avaler med konsulenter og overfører uttrekk til Riksarkivet hver for seg med de individuelle kostnadene dette blir.

Det er mulig å tenke seg et scenario der kompetansesentrene for ulike typer statlige organ kan bygge opp en spisskompetanse på denne typen tjenester, og dermed redusere konsulentkostnadene i sektoren.

Eksempelvis er det mulig å se for seg Uninett i en slik rolle overfor UH-sektoren; KITH i forhold til helsesektoren og RIFT eller Domstolsadministrasjonen i forhold til domstolene og domstolsadministrasjonen.

For kommuner som ikke er medeier i en interkommunal arkivdepotinstitusjon med spesialmagasin for elektroniske arkiver, vil det være naturlig at IKT-tjenesten besitter en slik kompetanse.

Sosiale mediers rolle i et saksbehandlingsperspektiv

12. januar 2012 leverte jeg eksamensoppgave på modul SOS6515 – Sosiale medier i offentlig sektor – på NTNUs masterprogram i organisasjon og ledelse. Resultatet ble en A.

Eksamensoppgaven heter Sosiale mediers rolle i et saksbehandlingsperspektiv og finnes også på Riksarkivets nettside under «Les mer».

Jeg har skrevet om problemstillinger rundt:

• Hvor går grensen mellom informasjon, kommunikasjon og saksbehandling i sosiale medier – når blir det saksbehandling?
• Må ”alt” journalføres og arkiveres – hva er tilstrekkelig for å dokumentere aktiviteter og transaksjoner?
• Hvordan kan data hentes ut fra sosiale medier og arkiveres – hva er godt nok?

Jeg har både sett forskjellige rapporter og veiledninger i sammenheng og forsket litt på hvordan det er mulig å hente ut innlegg og meldinger for journalføring og hvordan hele nettsider kan arkiveres.

Oppgaven har vært avgrenset til Facebook, Twitter og blogger ettersom dette er de mest brukte sosiale mediene i offentlig sektor i dag.

Konklusjonene mine er at:

1. Forvaltningen har en journalføringsplikt for meldinger og innlegg i sosiale medier som er å regne som saksdokumenter etter offentleglova, uavhengig av type verktøy, system og kommunikasjonskanal som er valgt. Det er innholdet som er avgjørende, ikke teknologien.
2. Alle innlegg som forstås som en offisiell avklaring eller et vedtak på et spørsmål, vil vanligvis være å betrakte som saksbehandling og dermed underlagt journalføringsplikten.
3. Det er tilstrekkelig å journalføre bloggposter samt diskusjonstråder i Facebook og Twitter som ett dokument, det er ikke nødvendig å dele opp kommunikasjonen og journalføre det enkelte innlegget for seg.
4. Det skal lite til før et innlegg på Facebook betraktes som ”offisielt” eller som et vedtak. Om en ansatt framstår med sitt eget profilbilde eller etatens ser ikke ut til å spille noen rolle hvis personen er tilstrekkelig kjent hos målgruppen. Derfor er det påkrevet at forvaltningen ikke bare forholder seg til egen forståelse av sine innlegg i sosiale medier, det er også nødvendig å foreta en vurdering av hvordan innbyggerne kan komme til å tolke innlegget.
5. Det er mulig å journalføre innlegg i sosiale medier, men det er en svært manuell prosess og transaksjonskostnadene kan derfor bli temmelig høye. All import må kvalitetssikres slik at innleggene ikke er endret, mangelfulle eller fraværende. De systemene som brukes i forvaltningen i dag, er ikke tilpasset forvaltningens bruk av sosiale medier.
6. Forvaltningen har en arkiveringsplikt for innholdet i alle sine nettsider og sosiale medier, og arkiveringsplikten er mer omfattende enn journalføringsplikten. Arkiveringsplikten omfatter alle dokumenter som oppstår som ledd i et organs virksomhet, ikke bare saksdokumentene.
7. Systemene som i dag brukes for journalføring av meldinger og arkivering av innholdet i sosiale medier og på nettsidene er ikke gode nok, og særlig for arkivering av hele nettsider er systemene så godt som fraværende. Forvaltningen må stille krav til leverandørene slik at det utvikles løsninger som håndterer dette på en funksjonell og kostnadseffektiv måte, i tråd med Riksarkivarens krav.
8. Forvaltningen må endre sin egen praksis med hensyn til journalføring og arkivering av (innlegg i) sosiale medier, denne plikten har ikke forvaltningen tatt inn over seg ennå.
9. Forvaltningen må tenke nytt når det gjelder sikkerhetskopiering og sikkerhetsarkivering av sin tilstedeværelse på Internett, også for de sidene som ikke blir definert som bevaringsverdige av Riksarkivaren. Det er nødvendig at IKT-strategien og interaksjonsstrategien i et forvaltningsorgan ses i sammenheng.

Kvinner må bruke teknologi for å få tilgang til makt!

Det er ikke gitt at det følger makt med å fortelle om varme boller og kakao i vellykket hverdagsfamilie på facebook. Men hva skal de sosiale mediene brukes til?

Den som ønsker å lykkes, må ha en plan for de aktivitetene som settes i gang på sosiale medier.

• hva skal skrives
• for hvem skal det skrivers

Å være bevisst på målgruppa si vil også legge føringer på innholdsroduksjonen. Og da er det større mulighet for å treffe «der ute».

En god blogg er Cecilie Staudes blog. Her  ligger blant annet foredragene til Cecilie Staude, som hun legger ut.

Sosiale medier har ført til at kommunikasjonsvanene er i endring:

• Consumptions – fra å motta til å delta
• Creations – brukergenerert innhold
• Connections – deling av innhold
• Control – brukermakt

Åpenhet og transparens utfordrer herskende måter å tenke på og å gjøre ting på. Men kultur for ansattes bruk av sosiale medier mangler mange steder. Og da er det ofte enklest å stenge tilgangen og legge ned forbud. Jf Halden kommune.

To hovedfunksjoner ved bruk av sosiale medier er innformasjonsinnhenting og deltakelse. Men det er viktig å ha et mål og en mening med det en gjør.

Gjennom deltakelse bygges det merkevare.Gjennom informasjonsinnhenting kan man bli flinkest mulig i jobben eller på andre arenaer der man ønsker å lykkes.

For å oppnå deltakelse er det LURT å kommentere andres blogginnlegg på saker og områder hvor man ønsker å posisjonere seg. Hvor ønsker man å bidra? Hvor er det viktig å finne informasjon til sitt eget arbeid? Dette er nødvendig,men tidkrevende – i alle fall i starten. Men det er en god investering!

Det er viktig å spørre seg:

• Hvilke oppgaver skal sosiale medier løse for meg?
• Hvem ønsker jeg å nå?
• Hva skal målet med min tilstedeværelsen være?

Uten plan får man lite ut av det. Blir ikke innflytelse uten å kommunisere godt og engasjere målgruppen. Viktig å ta dialogperspektivet på alvor. Fans og følgere må pleies,hvis ikke avfølger de. 9 av 10 som avfølger kommer ikke tilbake.

Bedre å ha de riktige vennene enn å ha mange venner. Produsere innhold er greia!

Vil økt bruk av IKT supplere eller undergrave demokratiet?

”Humanity has arrived at a moment of immense democratic opportunity made possible by information technology. The opportunity should not be wasted, bur used wisely[i]”

I de siste årene er det mye snakk om ”krise” i de vestlige demokratiene, ettersom ”sofavelgerne” sies å være den største velgergruppen og ”hjemmesitterpartiet” det største partiet. Det sies at dette skyldes fallende tillit til politikere, politikerforakt, redusert autonomi og en voksende følelse hos folk om at deres stemme teller ikke.

Det argumenteres for å bruke sosiale medier som verktøy for å reparere eller gjenreise demokratiet. Det er særlig fokusert på at dette kan gi enklere og raskere tilgang på informasjon, mer åpenhet, bedre kontroll og oversikt over politiske argumenter. Norske kommuner er storforbrukere av informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Både som politisk-demokratiske arenaer, som tjenesteytere, som arbeidsgivere og som lokalsamfunn utvikler de seg i retning av mer «virtuelle» kommuner. Nå er alle «på nett», og de politiske og administrative prosessene digitaliseres i raskt tempo. ”E-demokrati” lanseres som svaret på spørsmålet: Hvordan skape involvering og engasjement rundt valget ved hjelp av sosiale medier for å få flere til å stemme?

Are Vegard Haug[ii] hevder at det kan lese ut to hoveddebatter rundt spørsmålet om e-demokrati som metode for å øke valgdeltakelsen. Den ene fokuserer på om IKT kan bidra til å forbedre eller reparere det som kan kalles konkurranse- og deltakerdemokratiske modeller. I den andre debatten diskuteres det om politikken i det nye informasjonssamfunnet åpner opp for rivaliserende demokratimodeller.

e-demokrati = konkurransedemokrati?

Konkurransemodellen betegner en retning som i stor grad begrenser det folkelige engasjementet til periodiske valg. Kort sagt er fokus på konkurranse mellom partier og politikere om velgernes gunst og dermed stemmer. Spørsmålet her er hvordan sosiale medier kan bidra til å gjøre alternativene tydeligere. Tiltak her kan være:

• Styrke borgernes politiske kompetanse og engasjement
• Økt kontroll med politikerne, ved at folk kan etterprøve hva politikerne faktisk stemmer, foreslår og avviser i løpet av valgperioden
• Øke politikernes kompetanse og beslutningsgrunnlag

e-demokrati = deltakerdemokrati?

I deltakerdemokratimodellen betraktes demokratiet som noe mer enn generelle partiprogram, konkurranse og sekvensielle valg. Det er lansert flere forsøk på å utvikle eller styrke lokaldemokratiet gjennom digitale offentlige rom. Dette kan skje ved for eksempel:

• Elektroniske høringer
• ”møt en politiker” på nettet
• Ulike informasjonsnettverk for interesseorganisasjoner, parti, fagforeninger, næringsliv mv.
• Åpne politiske høringer og folkemøter
• Skolevalg

Det største potensialet her er de yngre velgerne. Disse er ofte på sosiale medier, men har tradisjonelt liten valgdeltakelse.

Rivaliserende demokratimodell – direktedemokrati

Hovedideen bak direktedemokratiet er at alle personer som danner grunnlag for det politiske fellesskapet direkte deltar og påvirker i de prosessene som fører fram til en kollektivt bindende beslutning. Der er en stor interesse i lokalpolitikken for økt bruk av lokaldemokrati, så som økt bruk av folkeavstemninger for å avgjøre kommunale spørsmål. Økt bruk av ulike sosiale medier og spesialdesignede programmer kan legge til rette for direkte e-valg for de fleste politiske saker.

Rivaliserende demokratimodell – deliberativt demokratiperspektiv.

Deliberativt demokratiperspektiv er en modell som hevder at demokrati er mer en å telle stemmer. Kun de rettsnormer som alle slutter seg til i en fri debatt er legitime. Poenget her er fri meningsdannelse og læring gjennom fri og saklig utveksling av synspunkter. Sosiale medier kan legge til rette for slike frie meningsytringer og meningsdannelser, slik at flere (alle?) kan delta i meningsprosessen.

En liten konklusjon

Sosiale medier er bare kanaler, de styrer verken innholdet, senderens motiv eller mottakerens forståelse og bruk av innholdet. Det kan ligge ulike interesser bak argumentene om e-demokrati. Oppmerksomhet om dette forholdet er viktig, fordi det er lett å tro at begreper som ”IKT”, ”Internett” og ”sosiale medier” er nøytrale begrep. Dette er uttrykt av Enebakk[iii]:

”Vi bør ha det klart for oss at mange av de forslagene som presenteres i litteraturen om elektronisk demokrati, implisitt favoriserer bestemte modellpreferanser, noe som igjen legger føringer på hvilke teknologiske løsninger vi oppfatter som ”demokratiske”. En bevissthet om slike problemer kan forhindre at feltet innsnevres, og medvirke til at alternative strategier og modeller tas med i betraktningen.”

---

[i] Information Technology’s Impact On The Quality Of Democracy: Reinventing the ‘Democratic Vessel’ (Andrew & Nada Korac-Kakabadse) I Reinventing Government in the Information Age: International Practice in IT-Enabled Public Sector Reform Richard Heeks (ed.), 2001, Routledge: London/New York. Internett: http://www.sed.manchester.ac.uk/idpm/research/publications/other/books/rgia.htm.  Referansen lokalisert 20.11.2011

[ii] Lokaldemokratiet på nett og i nett (Are Vegard Haug), Institutt for statsvitenskap, Det samfunnsvitenskapelige fakultet, Universitetet i Oslo Unipub; avhandling (ph.d.) – Universitetet i Oslo, 2009

[iii] Digitale motorveier: Demokratisk informasjonsfrihet eller Babelsk forvirring? (Vidar

Enebakk, Trond Haug og Rune R. Schjølberg) I: Netts@mfunn av Kristin Braa, Per Hetland & Gunnar Liestøl (eds.), Oslo, Tano Aschehoug, 1999, 326 p., ISBN 82-518-3938-6. Internett: http://www.nordicom.gu.se/common/publ_pdf/15_littnot.pdf. Referansen lokalisert 20.11.2011